Ai sensi del principio 4.P.1 del Codice di Autodisciplina gli Amministratori ed i Sindaci sono tenuti a mantenere riservati i documenti e le informazioni acquisiti nello svolgimento dei loro compiti e a rispettare, unitamente a tutti i dipendenti della Banca, il “Regolamento per la gestione interna e la comunicazione all’esterno di documenti ed informazioni societarie” approvato dal Consiglio di Amministrazione di Banca IFIS S.p.A. in data 11 aprile 2007. L’Amministratore Delegato è responsabile della corretta informazione societaria assicurando, mediante il rispetto del citato “Regolamento”, la corretta informazione al mercato con particolare riferimento alle informazioni privilegiate.

Nell’ambito del contesto normativo e regolamentare di Banca IFIS S.p.A., il Regolamento disciplina la gestione interna e la comunicazione all’esterno dei documenti e delle informazioni riguardanti l’emittente e le sue controllate, con particolare riferimento alle informazioni aventi natura privilegiata, definendo:

  • le modalità di gestione, trattamento e circolazione delle “informazioni riservate”;

  • le modalità di identificazione, gestione, circolazione delle “informazioni privilegiate” e la emissione dei relativi Comunicati;

  • la gestione della comunicazione all’esterno di altri documenti ed informazioni riguardanti la Banca.

Informazioni riservate

Il Regolamento è volto innanzitutto ad evitare che la divulgazione di informazioni riservate possa avvenire in forma selettiva, intempestiva, incompleta od inadeguata.

Il Regolamento disciplina, inoltre, il trattamento e la gestione delle informazioni e dei documenti che, pur non assurgendo a rilevanza ai sensi della normativa sul mercato dei valori mobiliari, presentano il connotato della riservatezza e che, quindi, è opportuno proteggere, nell’interesse aziendale, dall’accesso e dalla diffusione indiscriminati.

Pertanto il Regolamento prevede che gli Amministratori, i Sindaci ed i dipendenti della Banca che, per ragioni dell’ufficio, entrino in legittimo possesso di informazioni riservate relative alla Banca e/o al Gruppo Banca IFIS, sono tenuti:

  • a mantenerle riservate, proteggendole con il massimo scrupolo dall’accesso di soggetti che non abbiano, rispetto a tali informazioni riservate, il dovere e/o la convenienza ad esserne informati in virtù del ruolo ricoperto;

  • a trasmettere le informazioni solo a soggetti legittimati ad entrare in possesso delle stesse.

Gli Amministratori, i Sindaci ed i dipendenti della Banca che entrino in possesso di informazioni riservate non pertinenti al proprio ufficio o alla posizione ricoperta nella Banca, oltre ad osservare le predette disposizioni, provvedono a spogliarsi di tale possesso in favore del destinatario “naturale” delle informazioni riservate, se individuato, o dell’Amministratore Delegato negli altri casi, rimuovendo le informazioni suddette da qualunque supporto su cui esse si trovino ed assicurandosi che tale rimozione abbia i caratteri di definitività ed irreversibilità.

La gestione delle informazioni riservate concernenti Banca IFIS S.p.A. e le Società da questa controllate è rimessa alla responsabilità dell’Amministratore Delegato, che può provvedere, se necessario, a disporre l’emanazione di apposite comunicazioni di servizio per l’attuazione specifica delle disposizioni contenute nel Regolamento.

Informazioni Privilegiate

Al fine di dare impulso all’iter per la diffusione delle informazioni, la Banca ha individuato il momento nel quale esse si perfezionano, acquisendo lo status di “precise” e price-sensitive.

Nel caso in cui esse derivino da una decisione unilaterale della Banca quale – solo a titolo esemplificativo – l’ingresso o l’uscita da un business o un’operazione di finanza straordinaria, il perfezionamento è da identificarsi nel momento in cui vi è la decisione dell’organo competente.

Nel caso in cui esse derivino dal mero accertamento di fatti e circostanze oggettive quali, ad esempio, le dimissioni di un membro del management o dal compimento di un iter ben preciso quale, per ipotesi, la formazione di un documento contabile, il perfezionamento coincide, rispettivamente, con il momento del recepimento da parte dell’organizzazione aziendale o con il termine dell’iter sopraindicato.

In presenza di segnali inequivocabili del fatto che, nonostante l’adozione di procedure idonee a mantenere la confidenzialità delle informazioni privilegiate relative ai fatti in questione, non risultino rispettati gli obblighi di riservatezza da parte di soggetti con accesso alle informazioni privilegiate, la Banca è tenuta all’emissione di un Comunicato simultaneamente nel caso di divulgazione intenzionale e senza indugio in caso di divulgazione non intenzionale.

Qualora, a mercati chiusi o nella fase di pre-apertura, vengano a generarsi notizie di dominio pubblico concernenti la situazione patrimoniale, economica o finanziaria della Banca nonché operazioni di finanza straordinaria (diffuse da organi di informazioni di rilievo nazionale o da siti internet specializzati e dotati di credibilità) non diffuse con le modalità previste dall’articolo 66 del Regolamento Emittenti ed idonee ad influenzare sensibilmente il prezzo dei titoli, l’Amministratore Delegato valuta la possibilità di informare al più presto il pubblico circa la veridicità delle notizie, integrandone o correggendone il contenuto ove necessario. La variazione del prezzo dei titoli della Banca è da intendersi rilevante qualora essa comporti un sensibile scostamento dall’ultimo prezzo del giorno precedente e non risulti in linea con l’andamento del mercato o del settore di appartenenza.

In tali casi viene quindi diffusa una comunicazione al pubblico corretta e tempestiva, nei modi e nei termini indicati dalla presente procedura.

Caratteristiche dell’informazione al pubblico

Nella stesura del comunicato e nei comportamenti da assumere nella diffusione dello stesso, la Banca si attiene a criteri di correttezza, chiarezza, parità di accesso all’informazione e tempestività.

La Banca, nel perseguire l’obiettivo di fornire un’informazione societaria in forma esaustiva e non fuorviante, rivolge la massima attenzione alle legittime richieste di dati e notizie provenienti dal mercato ove possibile anticipandole.

La chiarezza attiene alla forma della comunicazione e richiede che questa sia completa ed intelligibile, in funzione dei diversi destinatari.

Per raggiungere tale finalità la Banca si impegna a comunicare tutti gli elementi idonei a garantire la rappresentazione delle ripercussioni economiche, finanziarie e patrimoniali dell’evento reso noto diffondendo al pubblico, inoltre, ogni eventuale modifica di rilievo successivamente subentrata.